Profesionálna komunikácia: prostriedky, funkcie, princípy organizácie procesov

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 06:27

Profesionálna komunikácia je nevyhnutná na to, aby ľudia v spoločnosti mohli medzi sebou efektívne komunikovať. Tempo práce celého podniku priamo závisí od toho, ako rýchlo a dostupný bude prenos informácií.

Profesionálna komunikácia zohráva dôležitú úlohu pri prijímaní najefektívnejších rozhodnutí a ich komunikácii s tímom. Ak sú zle založené, hrozí negatívne dôsledky, ktoré sa môžu prejaviť v chybách vo zvolených rozhodnutiach, v vzniku nedorozumení medzi zamestnancami a manažérom, ako aj v zhoršení medziľudských vzťahov.

Definícia pojmu

Profesionálna komunikácia sú interakcie uskutočňované v oblasti oficiálnych vzťahov. Ich hlavným cieľom je dosahovanie zamýšľaných výsledkov, riešenie stanovených úloh, ako aj optimalizácia určitých činností. Zároveň každý z účastníkov odbornej komunikáciemá svoj vlastný status, byť šéfom, podriadeným, kolegom alebo partnerom.

V prípadoch, keď medzi sebou komunikujú ľudia na rôznych úrovniach kariérneho rebríčka (performer a manažér), môžeme hovoriť o podriadenej komunikácii. Koniec koncov, vertikála vzťahov je tu jasne viditeľná. Pri implementácii interakcie založenej na princípe rovnocennej spolupráce môžeme hovoriť o horizontálnej komunikácii.

Relevantnosť problému

Profesionálna komunikácia je pre ľudí každodennou skúsenosťou. Prebieha v práci a na školách, univerzitách a oficiálnych inštitúciách. Ide o komunikáciu medzi študentmi a učiteľmi, podriadenými a šéfmi, konkurentmi, partnermi a kolegami. Na dosiahnutie cieľa, ktorý má pred sebou, musí každý poznať prostriedky a princípy takejto komunikácie, pretože partneri potrebujú komunikovať v rovnakom jazyku (v doslovnom aj obraznom zmysle), mať spoločnú sociálnu skúsenosť a rozumieť si.

Súlad so základnými podmienkami obchodnej komunikácie

Ako maximálne zefektívniť komunikáciu v profesionálnej činnosti? To si bude vyžadovať splnenie niekoľkých podmienok. Komunikácia by mala mať v prvom rade jasný cieľ. Zároveň je pre jeho dosiahnutie dôležitý záujem všetkých osôb, ktoré sa na tomto procese podieľajú. Príkladom je uzatváranie dohody, nadväzovanie vzťahov, koordinácia akcií, vytváranie najvýhodnejších podmienok spolupráce a pod.

Všetkýmúčastníci profesionálnej a obchodnej komunikácie sa musia navzájom kontaktovať, a to bez ohľadu na to, či sa im to páči alebo nepáči. Zároveň je povinné dodržiavať podriadenosť, pracovné roly, obchodnú etiketu a formálne obmedzenia. Posledná uvedená koncepcia zahŕňa nielen implementáciu rôznych protokolov, rutín a nariadení, ale aj banálnu potrebu kontrolovať silu vlastných emócií a rešpektovať partnera.

Jednou z nevyhnutných podmienok pre čo najefektívnejšiu implementáciu obchodnej komunikácie do profesionálnych činností je navyše jej ovládateľnosť. O takýto moment by sa mal najskôr postarať šéf firmy, ako človek s najväčším záujmom o riešenie úloh, pred ktorými stojí tím. Je dôležité, aby svojich zamestnancov motivoval k nájdeniu najlepšieho riešenia, pretože inak zostanú pasívnymi pozorovateľmi, ktorí neponúkajú žiadne nápady.

Nástroje obchodnej komunikácie

Profesionálna komunikácia je zmysluplná túžba jednej osoby alebo celej skupiny ľudí motivovať jedného zamestnanca alebo celý tím k akcii, ktorá môže nejakým spôsobom zmeniť situáciu alebo obrátiť konverzáciu iným smerom.

Na implementáciu plánu je k dispozícii množstvo nástrojov. Takže prostriedky profesionálnej komunikácie zahŕňajú:

1. Bežná pošta. Zo všetkých prostriedkov obchodnej komunikácie je najstarší. A v tomto smere má tradičná pošta množstvonedostatky. Spočívajú v nízkej rýchlosti prenosu správ, zložitejšom dizajne písmen (v porovnaní s inými typmi komunikácie) atď. A to nehovorím o tom, že tento systém nie vždy funguje na správnej úrovni. Bežná pošta sa však stále používa ako prostriedok profesionálnej komunikácie. Jeho hlavnou výhodou je veľmi prijateľný spôsob prenosu dôležitých dokumentov medzi partnermi. V obchodnom styku je možné použiť aj taký spôsob, akým je prenos telegramov. Táto služba je poskytovaná aj poštou.
2. Telefónne pripojenie. Ide o veľmi efektívny spôsob obchodnej komunikácie. Telefonické rokovania však nie sú právne záväzné. Tento bod by sa mal brať do úvahy pri používaní profesionálnej komunikácie pri používaní iných prostriedkov.
3. E-mail. Tento relatívne nový prostriedok obchodnej komunikácie sa teší zaslúženej obľube. Jednou z jeho hlavných výhod je spojenie formy písomnej komunikácie (pevný text) s kvalitami, ktoré má ústna komunikácia, v podobe rýchlosti prenosu informácií a možnosti získať takmer okamžitú odozvu. Vďaka týmto vlastnostiam je e-mail jedným z hlavných prostriedkov používaných na prenos správ neformálneho charakteru.
4. Fax. Pomocou špeciálneho zariadenia môžete veľmi rýchlo preniesť kópiu akéhokoľvek dokumentu na svojho partnera. Nepochybnou výhodou faksimilnej komunikácie je rýchlosť. Takto odovzdané dokumenty však nemajú právnu silu, pretože ju nemajúoriginálne podpisy a pečate. To je dôvod, prečo sa fax ako komunikačný prostriedok vo väčšine prípadov používa len na rýchly prenos dokumentov. Môžu byť prijaté na vykonanie iba vtedy, ak sú originály zaslané po nich klasickou poštou. Treba mať na pamäti, že je zakázané posielať faxom dokumenty označené ako „Na oficiálne použitie“alebo „Dôverné“.

Obchodná komunikácia

Ústny kontakt bol vždy stredobodom profesionálnej komunikácie. Vykonáva sa medzi ľuďmi, ktorí sú prepojení záujmami prípadu a majú tiež potrebné právomoci na riešenie vzniknutých problémov a vytváranie partnerstiev.

Takéto rozhovory sú prostriedkom profesionálnej komunikácie, ktorý stelesňuje všetky výhody, ktoré telefonickej komunikácii a výmene písomných informácií chýbajú. Faktom je, že obchodná komunikácia:

• vykonáva sa v podmienkach úzkeho kontaktu, keď je možné zamerať sa iba na jedného partnera alebo na malú skupinu ľudí;
• vytvára podmienky, za ktorých je možné nadviazať osobné vzťahy;
• znamená priamy kontakt.

Obchodný rozhovor sa primárne týka ústneho prejavu. A v porovnaní s písomnou formou má množstvo podstatných rozdielov. Počas takéhoto rozhovoru je možné priamo ovplyvniť partnera alebo skupinu ľudí. V tomto prípade sa používajú gestá a mimika, intonácia atď. okrem tohoKomunikácia tvárou v tvár nenecháva čas na predbežné premýšľanie. Preto sa v obchodnom rozhovore často používajú neformálne formy komunikácie, ako aj niektoré štylistické a gramatické prvky.

Obchodný rozhovor, ktorý sa používa ako základ profesionálnej komunikácie, sa vyznačuje predovšetkým logickou konštrukciou myslenia. Na základe existujúcej praxe možno tvrdiť, že obchodníci, ktorí sú vynikajúci v používaní úsudkov a konceptov, ktorí sú schopní presvedčivo dokázať a vyvodiť správne závery, uspejú oveľa rýchlejšie ako obchodníci, ktorí tieto zručnosti nemajú.

Profesionálny rozhovor má svoju vlastnú psychologickú kultúru. Spočíva v schopnosti účastníkov rozhovoru urobiť dobrý dojem na ostatných, vytvoriť priateľskú atmosféru stretnutia, aplikovať špeciálne techniky, ktoré chránia pred nesprávnymi otázkami, počúvať svojich oponentov až do konca a v prípade potreby vyvrátiť ich argumenty, použiť technika, ktorá umožňuje bezkonfliktnú komunikáciu.

Medzikultúrne vzťahy

Svet je dnes čoraz viac pohltený procesom globalizácie. Preto sa do popredia dostáva interkultúrna odborná komunikácia. Na jeho realizáciu sú potrební špecialisti, ktorí neovládajú len cudzí jazyk. Potrebujú to ovládať z hľadiska obchodnej komunikácie.

Takáto profesionálna komunikácia najčastejšie prebieha v angličtine. Je to hlavný komunikačný prostriedok vmedzištátna úroveň.

Angličtina v oblasti profesionálnej komunikácie je zmodernizovanou a zjednodušenou verziou anglického jazyka vo všeobecnosti. Vyznačuje sa prítomnosťou štandardných klišé fráz, ako aj všetkých druhov vzorov. Špecialista ich musí poznať a vedieť ich použiť v určitých situáciách.

Ak tlmočníka pozve na obchodné stretnutie obchodník, pri profesionálnej komunikácii takýto odborník nebude vychádzať len zo svojich životných skúseností a správania, ktoré je akceptované v jeho rodnom kultúrnom prostredí. Zohľadnenie zvláštností správania iných národov pomôže vyhnúť sa nedorozumeniam, chybám a problémom v konverzácii.

V interkultúrnej profesionálnej komunikácii je potrebné poznať interpersonálne normy vzťahov, ktoré sú akceptované v konkrétnej spoločnosti. Konkrétne - neverbálne a verbálne jazyky komunikácie. Prvý z nich zahŕňa rôzne signály bez slov, ktoré si účastníci komunikácie navzájom posielajú. Často to robia nevedome. Treba mať na pamäti, že znalosť neverbálnych a verbálnych jazykov v profesionálnej komunikácii interkultúrneho charakteru je kľúčom k úspešnému stretnutiu. Špecialista by si mal byť vedomý zafarbenia reči konkrétneho človeka, objemu výslovnosti, intonácie, výrazov tváre, držania tela atď. Normy na ich použitie počas rozhovoru môžu mať určité rozdiely. Typickým príkladom je tradičný americký úsmev. V Rusku je to považované za neúprimné a umelé. Američanianaopak, veria, že Rusi sú príliš pochmúrni, hrubí a vážni.

Školenie špecialistov

Ako sa riešia problémy s medzištátnou obchodnou komunikáciou? Úspešné vyjednávanie si vyžaduje prítomnosť vysokokvalifikovaného prekladateľa v oblasti profesionálnej komunikácie, ktorý má odborné aj všeobecné kultúrne znalosti. Ruské univerzity pripravujú takýchto odborníkov.

Zároveň je aktívne využívaný program s názvom „Prekladateľ v oblasti profesionálnej komunikácie“. Poskytuje zručnosti na efektívnu komunikáciu v dnešných obchodných a kultúrnych výmenách.

Hlavné funkcie

Medzi znaky profesionálnej komunikácie patrí jej pomerne zložitý systém. Pozostáva z mnohých úrovní, pokrývajúcich nielen konkrétnu organizáciu, ale aj vonkajšie prostredie. Zvážte hlavné funkcie profesionálnej komunikácie.

1. Informačné. Profesionálna komunikácia je navrhnutá tak, aby plnila úlohu určitého sprostredkovateľa. S jeho pomocou si zamestnanci vymieňajú nápady, rozhodnutia a správy. Informačná funkcia obchodnej komunikácie je nevyhnutná na dosiahnutie cieľov organizácie, ako aj na odstránenie problémov, ktoré počas tohto procesu vznikajú.
2. Motivačné. Profesionálna komunikácia prispieva k túžbe zamestnancov vykonávať svoje úlohy lepšie. Toto je motivačná funkcia.profesionálna komunikácia. V tomto prípade vodca používa také prostriedky, ako je príkaz, presviedčanie, návrh a žiadosť.
3. Kontrola. Pomocou hierarchickej podriadenosti je táto funkcia určená na sledovanie správania zamestnancov spoločnosti.
4. Výrazné. Pomocou tejto funkcie profesionálna komunikácia prispieva k uspokojovaniu sociálnych potrieb prostredníctvom vyjadrenia skúseností a pocitov z toho, čo sa deje.
5. Komunikatívne. Táto funkcia je veľmi špecifická. S jeho pomocou sa identifikujú a riešia typické chyby a problémy, ktoré sa vyskytli v obchodnej komunikácii, a formulujú sa zásady optimálneho správania.

Funkcie profesionálnej komunikácie možno posudzovať aj z pohľadu zabezpečenia života spoločnosti ako celku. V tomto prípade nastane nasledovné:

1. Regulačná funkcia. Pri komunikácii dochádza k nepriamemu alebo priamemu vplyvu na zamestnanca, ktorý je objektom riadenia. Takáto funkcia prispieva k organizácii spoločných akcií v tíme, koordinácii a optimalizácii všetkých akcií vykonávaných tímom zo strany vedúceho.
2. Funkcia sociálnej kontroly. Každá z metód riešenia problémov organizácie, ako aj jej formy a princípy práce majú výrazný normatívny charakter. Úprava všetkých týchto ustanovení, ktorá je v pokynoch a príkazoch vedúceho, pomáha zabezpečiť organizáciu a integritu inštitúcie, ako aj súlad spoločného konania každého člena tímu. Na udržanie tohto smeru avykonávať svoju sociálnu kontrolu profesionálnej komunikácie.
3. Funkcia socializácie. Je to jedna z hlavných úloh každého lídra. Táto funkcia umožňuje zapojiť sa do spoločných aktivít mladým zamestnancom, ktorí si začínajú osvojovať komunikačné zručnosti a schopnosti, učia sa orientovať v komunikačnej situácii, rozprávať a počúvať. To všetko je veľmi dôležité nielen pre účely medziľudskej adaptácie, ale aj pre realizáciu odborných činností. Mladí ľudia zároveň získavajú tolerantný, zainteresovaný a benevolentný prístup k ostatným zamestnancom a schopnosť konať tak, aby splnili kolektívnu úlohu.
4. Sociálno-pedagogický. V procese odbornej komunikácie prebieha proces školenia, vzdelávania a rozvoja osobnosti zamestnanca pri odovzdávaní praktických skúseností jemu. Vďaka systematickým kontaktom, ktoré sa objavujú pri spoločných aktivitách, získavajú všetci účastníci komunikácie poznatky o sebe a o partneroch, ako aj o najlepších možnostiach riešenia úloh, ktorým tím čelí. Osvojenie si praktických zručností sa niekedy stáva pre niektorých zamestnancov možnou kompenzáciou chýbajúcich odborných vedomostí. A to je zabezpečené sociálno-pedagogickou funkciou komunikácií.

Pokyny

Profesionálna komunikácia je založená na:

1. Interpersonalita. Takáto komunikácia sa vyznačuje všestrannosťou, otvorenosťou interakcie medzi ľuďmi. Tento princíp je založený na osobnom záujme jeden o druhého. A to napriek tomuže komunikácia je orientovaná na biznis. Takáto komunikácia nevyhnutne nesie znaky medziľudského kontaktu.
2. Účelovosť. Tento princíp profesionálnej komunikácie je viacúčelový, pretože proces obchodnej komunikácie spolu so zamýšľaným informačným zaťažením nesie aj základný cieľ. Napríklad vedúci, ktorý informuje tím o štatistických údajoch, ktoré má, chce poukázať na problematické aspekty konkrétnej oblasti činnosti. Zároveň sa s najväčšou pravdepodobnosťou na nevedomej úrovni snaží prítomným demonštrovať svoju výrečnosť, erudíciu a inteligenciu.
3. Kontinuita. To je ďalší z princípov profesionálnej komunikácie. Spočíva v tom, že keď sa dostaneme do zorného poľa nášho obchodného partnera, stávame sa iniciátormi neustáleho kontaktu s ním. Komunikácia zároveň prebieha nielen na verbálnej úrovni. Partner neustále dostáva správy o správaní, z ktorých môže vyvodiť príslušné závery.
4. Multidimenzionálnosť. V rámci profesionálnej komunikácie sa realizujú minimálne dva aspekty medziľudských vzťahov. Prvým z nich je prenos obchodných informácií a udržiavanie vytvoreného kontaktu. Druhým je preklad emocionálneho postoja k partnerovi (môže byť pozitívny aj negatívny).

Profesionálna komunikačná etika

Každý z účastníkov obchodnej komunikácie musí mať:

1. Poctivosť. S takouto charakterovou črtou sa ľudia zdržia podvodných činov a podvodov. Avšak dokoncatí, ktorí považujú čestnosť za nevyhnutný štandard obchodného správania, niekedy musia stále klamať. V tomto prípade si ľudia musia vybrať medzi alternatívami, ktoré ich neuspokojujú. Vždy však treba povedať pravdu. Klamstvo je oprávnené len vtedy, keď si vyberiete menšie z dvoch ziel, keď si to okolnosti vyžadujú.
2. Integrita. Táto vlastnosť, ktorá je vlastná človeku, nachádza svoj výraz v jednote jeho činov a presvedčení. Slušné správanie je presným opakom dvojtvárnosti a pokrytectva. Takýto človek vždy urobí, čo sľúbil. Napríklad zamestnanec určite pomôže svojmu kolegovi pri plnení pracovnej úlohy. Stane sa to, aj keď to pre neho nebude také ľahké, ale sľúbil.
3. Spravodlivosť. Táto charakterová črta implikuje absenciu zaujatosti a objektivity pri hodnotení iných ľudí a ich činov.
4. Zodpovednosť. Táto vlastnosť účastníka obchodných vzťahov sa prejavuje v miere, v akej je zodpovedný za svoje slová, dodržiava morálne normy a plní svoje záväzky.