Strom cieľov je v manažmente dobre známy pojem. Je to súbor cieľov ekonomického systému, programu alebo plánu. Táto technika existuje už viac ako 50 rokov a teraz je široko používaná pri plánovaní úloh.
Toto je vizuálna reprezentácia dosiahnutia stanovených výsledkov. Graf zobrazuje primárne a sekundárne ciele. Úlohy s nižšou prioritou môžu byť zároveň neoddeliteľnou súčasťou dosiahnutia hlavného poslania, ako aj doplnkového poslania, od ktorého sa možno vyhnúť, no je lepšie ho dokončiť.
Štruktúra
Strom cieľov a zámerov – to sú všetky ciele spoločnosti, ktoré sú budované podľa hierarchického princípu. V tejto štruktúre sú vysoké a nízke úrovne, každá úloha má svoj vlastný poriadok. Takéto schémy sú vytvorené s cieľom lepšie pochopiť rozsah práce a vizuálne reprezentovať konečný výsledok. Grafický obrázok je neoddeliteľnou súčasťou tejto metódy. Pomáha to dosiahnuť zamýšľané, analyzovať možné problémy a prísť s riešením.
Čo je to strom cieľov, je ľahké pochopiť na konkrétnom príklade.
Navrchu je generálcieľ. To je to, k čomu spoločnosť smeruje. Nasledujú podriadené ciele, ktorých dosiahnutie prispieva k hlavnému výsledku. Čím sú úlohy nižšie, tým sú menej dôležité, ale povinné na dokončenie, pretože ak nie sú dokončené, zvyšuje sa pravdepodobnosť, že táto schéma nebude fungovať. Toto je približný popis, pretože v praxi sa spoločnosť stretáva so situáciami, kedy sa musíte vzdať niektorých úloh alebo prísť s novými spôsobmi riešenia problémov.
Pre správne vytvorenie takejto štruktúry sú presne formulované zámery, správne posúdená priorita, špecifikované časové rámce.
Princíp
Zvážte šesť princípov vytvárania stromu podnikových cieľov:
- Účtovanie zdrojov a potrieb. Čím zložitejšia je úloha, tým starostlivejšie je naplánovaná.
- Distribúcia výdavkov je veľmi dôležitý bod, pretože nedostatok peňazí je častým dôvodom, prečo sa rozvoj spoločnosti zastaví.
- Špecifikácia pokynov. Ciele musia byť jasne formulované, musia mať konečný výsledok. Popisuje parametre, ktoré pomáhajú určiť, či úloha dosiahla svoj konečný stav. Táto položka zahŕňa aj pridelenie času na implementáciu jednej alebo druhej položky.
- Povinnou požiadavkou na dosiahnutie konečného cieľa je postupná a dôsledná implementácia bodov. Úlohy sú racionálne rozdelené do etáp, sú stanovené všeobecné a vedľajšie ciele. Analyzujú sa zdroje potrebné na dokončenie úlohy.
- Dobre tvarovaná štruktúraurčuje kompatibilita čiastkových cieľov a hlavného zámeru. To znamená, že zdroje potrebné na realizáciu úloh sú správne rozdelené, mali by stačiť na každú fázu.
- Každé oddelenie podniku plní len svoj vlastný cieľ, založený na strome zámerov.
- Kroky sú rozdelené do malých úloh. Toto sa nazýva metóda rozkladu.
Výhoda
Vybudovanie stromu cieľov je dôležitou súčasťou vybavovania úloh. Vytvorí sa plán na zobrazenie plánu a manažment určí, aké zdroje budú potrebné na dosiahnutie plánu.
Výhody vizuálnej reprezentácie cieľov:
- koordinácia aktivít štrukturálnych divízií spoločnosti;
- rozdelenie povinností úradníkom;
- zvýšenie vzájomnej zodpovednosti účinkujúcich;
- monitorovanie dosahovania cieľov;
- stanovenie konkrétnych úloh, termínov;
- príprava na zmenu smeru, ak dôjde k náhlym zmenám v aktivitách spoločnosti;
- zvyšovanie efektivity rozvoja procesov riadenia;
- manažérske rozhodovanie.
Ako postaviť strom cieľov
Postaviť strom je dosť jednoduché. Tejto fáze by sa malo venovať dostatok času a všetky následné činnosti by sa mali vykonávať podľa plánu.
Poslanie spoločnosti určuje manažment. Nazýva sa generál a je to kmeň, ktorý sa nachádza na vrchole stromu. Toto je základná úloha, ktorú nemožno splniť okamžite. Na dosiahnutie koncového bodubudú potrebné menšie úlohy. Preto sú definované čiastkové ciele – reprezentujú ich vetvy stromu. V prípade potreby sú ciele rozdelené na menšie čiastkové úlohy. Čím väčší je rozsah spoločnosti, tým viac úrovní môže byť v štruktúre.
Každý druh je opísaný čo najjasnejšie a najpodrobnejšie, analyzujú sa všetky nuansy. Analyzuje sa počet cieľov potrebných na dokončenie vyššej misie. Správne vytvorená štruktúra obsahuje potrebné kroky na ich vyriešenie, potrebné zdroje sú poskytnuté.
Po určení všetkých momentov sa zodpovednosti rozdelia medzi oddelenia podniku. Každá jednotka musí jasne vykonávať svoju úlohu.
Príklad: prijatie na vysokú školu
Na lepšie pochopenie stromu cieľov je potrebné analyzovať jednoduchý príklad zo života. Ako zostaviť a používať vstupný plán na vysokú školu?
Pri parsovaní je potrebné brať do úvahy všetky zdroje, zvýrazniť podciele. Zdroje:
- školské vzdelávanie;
- finančné príležitosti;
- pomôžte priateľom a známym pri prijatí a počas školenia.
Ak sa chcete stať univerzitným študentom, musíte čo najviac zvýšiť úroveň zdrojov na maximum. Prihláste sa napríklad na prípravné kurzy, študujte u lektora, ak sú medzery v znalostiach školských osnov. Nájdite riešenie problému získania peňazí na zabezpečenie ďalšieho vzdelávania: vezmite si pôžičku, požičajte si, nájdite zdroj dodatočného príjmu.
Každý cieľ sa dá prelomiťpre menšie úlohy. Napríklad hľadanie lektora možno rozdeliť do nasledujúcich krokov:
- Organizovanie príjmu na zaplatenie doučovania.
- Vyhľadajte lektora vybraným smerom.
- Hľadajte voľný čas na hodiny.
V tomto prípade možno druhý odsek rozdeliť na časti. Žiadateľ sa musí rozhodnúť, ktoré znamenia pozná najhoršie, čo dokáže vytiahnuť sám a čo sám nezvládne.
Príklad budovania finančného blahobytu
Strom cieľov finančného blahobytu môže vyzerať takto. Najprv je určená misia - ide o stály príjem, dostatočný na to, aby ste sa v ničom neobmedzovali. Implementácia je rozdelená do troch čiastkových cieľov:
- pasívny príjem;
- aktívny príjem;
- bočné zárobky.
V tejto štruktúre sú tri položky druhej úrovne. Teraz musíme vytvoriť tretiu úroveň. Položka o hľadaní aktívneho príjmu obsahuje nasledujúce úlohy:
- hľadajte lepšiu prácu;
- dodatočné vzdelanie;
- zmena bydliska;
- pridelenie času na samostatný rozvoj vybranej oblasti;
- získajte skúsenosti.
Ak sa nájdu ďalšie požiadavky na dokončenie každej položky, graf sa vytvorí ďalej. Výsledkom je, že strom môže narásť do veľmi veľkých rozmerov.
Programy na budovanie stromu cieľov
Strom je možné spravovať pomocou doplnkových programov. Medzi nimiobsahuje desktopovú aj online verziu. Môžu byť použité počas prezentácií na veľkej obrazovke alebo pri spolupráci s malým tímom.
V súčasnosti sa ponúka obrovské množstvo nástrojov na stanovovanie cieľov, organizovanie procesu ich dosahovania. V takýchto aplikáciách používateľ zadá názov cieľov, určí ich kategóriu dôležitosti a dostane štruktúrovaný model.
Záver
Plánovanie aktivít pomocou harmonogramu je nielen veľmi pohodlné, ale aj efektívne. Toto je nástroj, ktorý vám umožňuje vizuálne vidieť, ako budú úlohy interagovať, aké zdroje budú potrebné na ich vyriešenie. Niekedy sa nájdu chýbajúce zdroje, objavia sa nové úlohy. Môžete vidieť princíp interakcie medzi zámermi a ako na sebe navzájom závisia.
Vo všeobecnosti možno tvorbu rozvrhu využiť nielen v biznise alebo pri plánovaní pracovných záležitostí. Je to užitočný spôsob, ako nájsť správne odpovede na osobné otázky, a skvelý poradca, ak niečo dôležité nie je dostatočne jasné.
